Східне міжрегіональне управління Держпраці України: у працівників і роботодавців є 5 років для оцифрування трудових книжок (не пізніше 10 червня 2026 року). 

Документ

Інформаційне повідомлення Східного міжрегіонального управління Держпраці України

Коментар

Східне міжрегіональне управління Держпраці України в інформаційному повідомленні від 1 лютого 2024 року¹ нагадало, що кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитись на офіційному вебсайті Східного міжрегіонального управління Держпраці України.

Відповідно до Закону № 1217² внесення відомостей про трудову діяльність до Державного реєстру через вебпортал електронних послуг ПФУу вигляді сканованих або оцифрованих копій, передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо), здійснюється працівником і роботодавцем із обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису.

² Закон України від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (див. коментар).

У працівників і роботодавців є 5 років для оцифрування трудових книжок (п.2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217). Після перевірки органами ПФУ даних та їх внесення до Реєстру³ буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

³ Йдеться про Реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Нагадаємо, що Закон № 1217 набрав чинності 10 червня 2021 року, отже оцифрувати трудові книжки необхідно не пізніше 10 червня 2026 року.

Довідково щодо оцифрування трудових книжок див. наступну інформацію:

• коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ у Київській області від 16 листопада 2023 року щодо подання до ПФУ скан-копії паперової трудової книжки та інших документів про стаж працівника;
• коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Чернівецькій області від 21 листопада 2023 року: відомості про трудову діяльність працівника можуть подати до ПФУ як працівник, так і страхувальник (роботодавець) або представник страхувальника, якому делеговані відповідні повноваження;
• коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області від 15 січня 2024 року щодо проведення аудиту трудової книжки перед оцифруванням (перед відправкою до органів ПФУ).