ГУ ПФУ в Донецькій області щодо проведення аудиту трудової книжки перед оцифруванням (перед відправкою до органів ПФУ).

Документ

Інформаційне повідомлення ГУ ПФУ в Донецькій області

Коментар

ГУ ПФУ в Донецькій області в інформаційному повідомленні від 15 січня 2024 року¹ надало роз’яснення щодо проведення аудиту трудової книжки перед оцифруванням (перед відправкою до органів ПФУ).

¹ За матеріалами інформаційного повідомлення, з повним текстом якого можна ознайомитись на інформаційній сторінці вебпорталу ГУ ПФУ в Донецькій області.

Перед тим як подавати скановані копії трудових книжок для оцифрування через вебпортал електронних послуг ПФУ, необхідно провести їх ретельний аудит. Усі записи в трудовій книжці мають відповідати вимогам Інструкції № 58².

² Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці України, Мін’юсту України та Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58. 

Насамперед слід оглянути першу сторінку (титульний аркуш) та перевірити наявність:

• прізвища, ім’я та по батькові, дати народження працівника (зазначені повністю, без скорочень);
• підпис власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
• підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
• печатки закладу, де трудову заповнили вперше.

У разі виявлення у трудовій книжці неправильно зазначених прізвища, ім’я та по батькові або дати народження працівника зміни можна вносити за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів, за їх відсутності – у судовому порядку.

Наступним етапом є перевірка записів про роботу. У разі виявлення неправильних записів їх виправлення робиться на підприємстві, де зроблено такий запис. Якщо підприємство ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник, а у випадку його відсутності – архів.

Довідково. Перевірити стан оцифрування трудової книжки можна в особистому кабінеті користувача на вебпорталі електронних послуг ПФУв розділі «Електронна трудова книжка» (https://www.facebook.com/dn.pfy/posts/793769082797121). Про способи авторизації на вебпорталі електронних послуг ПФУ див. за адресою: https://www.facebook.com/dn.pfy/photos/2082773665265999.

Щодо подання відомостей про трудову діяльність фізичних осіб до органів ПФУ також дивись:

• коментар до Закону України від 05.02.2021 р. № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»;
• коментар до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 р. № 11-1;
• коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ в Чернівецькій області від 21 листопада 2023 року, в якому зазначено, що відомості про трудову діяльність працівника можуть подати до ПФУ як працівник, так і страхувальник (роботодавець) або представник страхувальника, якому делеговані відповідні повноваження;
• коментар до інформаційного повідомлення ГУ ПФУ у Київській області від 16 листопада 2023 року щодо подання до ПФУ скан-копії паперової трудової книжки та інших документів про стаж працівника.
• коментар до інформаційного повідомлення ПФУ від 13 грудня 2022 року щодо порядку подання до органів ПФУ трудової книжки на оцифрування.